La facture électronique a plus de 30 ans et est en passe de se déployer intensément avec la réforme prévue pour 2024-2026 en France et l’application du projet de Directive ViDA 1 à horizon 2028. Le point sur les avantages pour toutes les parties prenantes, des entreprises aux fournisseurs en passant par l’administration fiscale.
Les objectifs du déploiement de la facture électronique sont multiples. Tout d’abord, pour les entreprises, il s’agit d’une part de réduire les coûts de traitement en les automatisant, surtout pour les acheteurs, et d’autre part d’accélérer les paiements (ou de réduire les retards de paiement), notamment pour les fournisseurs PME, ce qui nécessite d’accélérer les traitements et donc de favoriser l’automatisation.
Pourquoi passer à la facture électronique ?
Pour cela, les acheteurs ont besoin de disposer de données de facturation pour un rapprochement automatisé avec leurs commandes, leurs réceptions ou leurs contrats de services.
De son côté, le fournisseur a besoin de savoir où en est le processus de traitement chez son acheteur. A-t-il reçu la facture ? Est-il en train de la traiter, est-elle approuvée ou faut-il procéder à un avoir ou à une correction ? Et quand elle est payée, comment la rapprocher avec son règlement ? Toutes ces questions le poussent à déranger ses clients, ce qui engendre des perturbations et du temps perdu de part et d‘autre pour le traitement des factures, sans compter les règles de métier particulières comme la nécessité de disposer d’un numéro de commande à fournir dans les factures, mais que l’acheteur n’a pas encore donné alors que la livraison des biens ou du service est facturable. Pour pallier ces difficultés, il est nécessaire de partager les processus de traitement autour de statuts de cycle de vie publiés par l’acheteur à l’intention de ses fournisseurs.
D’autre part, la facture est un document justificatif de TVA et participe à la construction du compte de résultat, donc du résultat fiscal. Cela a conduit les administrations fiscales à déployer des règles pour s’assurer de la bonne collecte de la TVA et de sa déductibilité côté acheteur.
Réduire les coûts de traitement des factures de 50 %
Pour donner quelques éléments chiffrés, on considère qu’environ 2 milliards de factures s’échangent entre entreprises en France. Le coût de traitement unitaire est estimé autour de 23 euros, dont un tiers pour le fournisseur et deux tiers pour l’acheteur. Passer à un processus de traitement automatisé avec facture électronique vient réduire ce coût d’environ 50 %. L’enjeu en matière d’optimisation du traitement est donc de l’ordre de 20 milliards d’euros par an à l’échelle de la France. Ensuite, on estime que la fraude à la TVA, aussi appelée gap TVA, se situe aux alentours de 20 milliards d’euros par an. Il s’agit à la fois d’une moindre collecte de TVA et d’une déductibilité au-delà de ce qui devrait être. Il s’agit là bien sûr d’un enjeu important pour les finances publiques, mais aussi pour une compétitivité juste entre les entreprises puisque échapper à la TVA permet de dégager des marges qui sont en fait de la compétitivité déloyale.
Enfin, les retards de paiement qui sont en grande partie dus à un traitement non optimal des factures représentent plus de 20 milliards d’euros de décalage de trésorerie, essentiellement porté par les PME et TPE.
Les avantages de la facture électronique
Les solutions ont été imaginées il y a longtemps. Plus de 30 ans, en fait. Il suffirait que les entreprises s’échangent des factures électroniques sous forme de données pour permettre un traitement automatisé et rapide, accompagné d’un partage du cycle de vie sous forme de messages de retour de statuts. Facile à dire ! Mais pas si simple à faire, car les entreprises sont nombreuses et ont des systèmes d’informations et des processus très hétérogènes.
Les avantages de la facture électronique sont nombreux pour toutes les parties prenantes. Pour les entreprises, cela permet de réduire les coûts de traitement de manière significative et d’accélérer les paiements. Les fournisseurs peuvent bénéficier d’une meilleure visibilité sur le processus de traitement de leurs factures, évitant ainsi les perturbations et les retards de paiement. Du côté de l’administration fiscale, la facture électronique facilite la collecte de la TVA et le contrôle des entreprises, contribuant ainsi à lutter contre la fraude fiscale.
La transition vers la facture électronique
La transition vers la facture électronique est en cours depuis plusieurs années. Les grands donneurs d’ordres ont été les précurseurs de cette transition, imposant des pratiques à leurs fournisseurs. Cependant, le déploiement s’est limité aux flux entre les grands donneurs d’ordres et leurs principaux fournisseurs. Des portails acheteurs ont également été développés, permettant aux fournisseurs de saisir leurs factures ou de déposer des factures sans données, mais avec des saisies essentielles pour un traitement optimisé.
Afin de garantir l’interopérabilité entre les acteurs et de faciliter l’échange de factures électroniques, des normes et des formats communs ont été développés. En France, par exemple, le format hybride Factur-X a été créé, combinant une facture électronique PDF facile à lire pour les utilisateurs avec un fichier de données structurées pour un traitement automatisé.
La transition vers la facture électronique représente un changement majeur pour les entreprises. Elles devront s’adapter en créant des factures électroniques conformes à la norme EN16931 et en transmettant des statuts de cycle de vie pour faciliter le partage des informations. Cependant, cette transition permettra d’améliorer les processus de facturation, d’accélérer les paiements et de bénéficier d’une meilleure visibilité sur les transactions.
Le déploiement massif de la facture électronique est en marche et il est essentiel de se préparer dès maintenant. En France, la transition pour les factures domestiques est prévue dans moins de 15 mois. Cette évolution représente une opportunité pour les entreprises d’optimiser leurs processus et de bénéficier des avantages de la facture électronique.
En conclusion, la facture électronique offre de nombreux avantages en termes de réduction des coûts, d’accélération des paiements et de lutte contre la fraude fiscale. La transition vers la facture électronique est en cours et il est important pour les entreprises de s’y préparer dès maintenant pour tirer parti de tous les bénéfices offerts par ce nouveau système de facturation.